diff --git a/Prontu%C3%A1rio-psicol%C3%B3gico%3A-paciente-parou%3F-proteja-seu-registro.md b/Prontu%C3%A1rio-psicol%C3%B3gico%3A-paciente-parou%3F-proteja-seu-registro.md
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Quando o paciente deixa de comparecer, o [prontuário psicológico](https://Allminds.app/funcionalidade/prontuario-psicologico/) entra em uma zona cinzenta que gera dúvidas legítimas: continuo registrando? Por quanto tempo guardo? Posso descartar? O que faço se ele reaparecer dois anos depois pedindo cópia? A realidade é que o prontuário psicológico depois que o paciente para de vir permanece sob sua responsabilidade profissional, ética e legal — e é justamente nesse período de inatividade que muitos psicólogos cometem erros capazes de gerar sindicância no Conselho Regional de Psicologia, exposição jurídica em ações de reparação civil e sanções administrativas relacionadas à LGPD.
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O que segue não é uma interpretação pessoal: é a leitura articulada da Resolução CFP nº 001/2009, que trata da obrigatoriedade do registro documental, do Código de Ética Profissional do Psicólogo (Resolução CFP nº 010/2005), das orientações publicadas pelos Conselhos Regionais e das exigências da Lei nº 13.709/2018 para o tratamento de dados pessoais sensíveis. O objetivo é transformar obrigação normativa em rotina de consultório — algo que economiza tempo, reduz risco e protege você em momentos de crise.
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+O que muda no prontuário quando o paciente para de vir
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+Alta terapêutica, abandono e interrupção: três cenários com consequências diferentes
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O primeiro passo é nomear corretamente o que aconteceu, porque o encerramento do vínculo tem naturezas distintas. A alta terapêutica é um encerramento planejado, com objetivos alcançados e, idealmente, uma sessão de fechamento com devolutiva. A interrupção temporária ocorre quando há pausa combinada — férias, mudança de trabalho, questões financeiras — com previsão de retorno. O abandono (ou interrupção não combinada) acontece quando o paciente simplesmente para de aparecer, sem aviso e sem resposta às tentativas de contato.
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Essa distinção não é semântica: ela define o que você registra, quando considera o caso encerrado e qual a probabilidade de reabertura. Um caso em interrupção combinada permanece ativo do ponto de vista clínico; um caso abandonado exige um registro formal de encerramento por ausência, para que o prontuário não fique indefinidamente aberto e sem desfecho documentado.
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+De quem é o prontuário? Guarda, sigilo e propriedade
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Circula no consultório uma confusão perigosa: a ideia de que o prontuário "pertence ao paciente". Não é bem assim. O registro documental é de guarda e responsabilidade do psicólogo, que responde por sua integridade, sigilo e conservação. O paciente é titular dos dados pessoais e tem direito de acesso às informações que lhe dizem respeito, mas isso não transfere a você o dever de entregar o documento bruto, nem elimina sua obrigação de preservá-lo.
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Na prática, essa separação significa que você não pode destruir o prontuário por conveniência própria, nem entregá-lo de forma indiscriminada a terceiros — familiares, empregadores, advogados da parte contrária — sem base legal ou autorização válida. O sigilo profissional, previsto no Código de Ética, sobrevive ao fim do atendimento.
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+Por que a última sessão não encerra suas obrigações
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Encerrar o atendimento encerra o contrato de prestação de serviços, não o dever de guarda. A partir da última sessão, começa a correr o prazo mínimo de conservação do registro documental, e é nesse intervalo que surgem os pedidos mais incômodos: requisições judiciais, solicitações de cópia, auditorias de convênio, pedidos de familiares após falecimento, cobranças de valores em aberto.
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Um prontuário bem construído durante o acompanhamento é o que permite responder a esses pedidos com segurança. Um prontuário lacunar, com anotações genéricas ou registros feitos meses depois do ocorrido, transforma uma solicitação rotineira em um problema sério.
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Definido o que muda, a pergunta seguinte é objetiva e prática: por quanto tempo esse material precisa permanecer sob sua guarda antes que você possa pensar em descarte?
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+Por quanto tempo guardar o prontuário de um paciente inativo
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+O prazo mínimo de cinco anos da Resolução CFP nº 001/2009
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A Resolução CFP nº 001/2009 estabelece que o registro documental decorrente da prestação de serviços psicológicos deve ser mantido sob a guarda do psicólogo por, no mínimo, cinco anos. Esse prazo é um piso, não um teto: a própria norma admite prazos maiores quando houver determinação legal específica, processo em curso ou previsão contratual.
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Cinco anos contados de quando? Da data do último registro no prontuário — em regra, a última sessão realizada ou a última anotação de encerramento. Guardar "cinco anos desde a primeira sessão" é um erro comum que encurta indevidamente o prazo de conservação.
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+Prescrição, ações judiciais e o que a lei civil acrescenta
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O prazo do CFP dialoga com os prazos prescricionais do Código Civil. A pretensão de reparação civil prescreve, em regra, em três anos (art. 206, § 3º), e a cobrança de dívidas líquidas constantes de instrumento particular prescreve em cinco anos (art. 206, § 5º, I). Isso significa que o prontuário é a sua principal prova documental durante todo o período em que um ex-paciente ainda poderia acioná-lo judicialmente.
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Quando existe processo judicial em curso, a lógica se inverte: o prontuário não pode ser eliminado enquanto a demanda estiver ativa, independentemente do prazo de cinco anos. O mesmo vale para apuração ética em andamento no CRP. A regra prática é: na dúvida entre descartar e conservar, conserve e documente a decisão.
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+Crianças, adolescentes e pessoas sob curatela
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Atendimentos de crianças, adolescentes e pessoas sob curatela exigem cautela adicional. O Código Civil estabelece que a prescrição não corre contra determinados incapazes (art. 197, I), o que, na prática, desloca o início da contagem para o momento em que a pessoa adquire plena capacidade. Por isso, muitas orientações regionais recomendam conservar o prontuário de um paciente menor até a maioridade somada ao prazo prescricional aplicável — o que pode significar dez, quinze ou mais anos de guarda.
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Há ainda o dever de sigilo reforçado nesses casos: o Código de Ética orienta que, no atendimento a crianças e adolescentes, deve ser comunicado aos responsáveis apenas o estritamente essencial. Essa diretriz continua válida depois que o paciente para de vir e vale, inclusive, para pedidos de cópia feitos por pais ou responsáveis.
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+Do papel ao digital: migração segura e backup
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A digitalização é permitida e recomendada, mas exige método. Ao migrar do papel para o digital, garanta fidelidade integral do conteúdo, registro de quem digitalizou, data da conversão e verificação de legibilidade. Não descarte o original imediatamente se houver qualquer dúvida sobre a integridade da cópia digital — muitos psicólogos mantêm os físicos até o fim do prazo de guarda como camada de segurança.
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Para prontuários eletrônicos, três exigências são inegociáveis: criptografia em repouso e em trânsito, backup redundante com teste periódico de restauração e controle de acesso individualizado com registro de auditoria (logs). Um arquivo PDF protegido por senha numa pasta compartilhada de nuvem não é prontuário eletrônico seguro — é um risco em potencial, especialmente quando envolve dados sensíveis de saúde.
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Definido o prazo, resta o conteúdo: o que efetivamente precisa constar no prontuário de alguém que não é mais seu paciente.
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+O que registrar depois que o paciente deixa de comparecer
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+O registro da última sessão e do encerramento
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Toda sessão merece registro, e a última não é exceção. Ela deve conter data, horário, duração, modalidade do atendimento (presencial ou online), conteúdo trabalhado, intervenções realizadas e a evolução observada. Se o encerramento foi combinado, registre a devolutiva, os objetivos alcançados e as recomendações dadas ao paciente.
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Quando houve abandono, o registro de encerramento é diferente: você documenta que o paciente deixou de comparecer a partir de determinada data, que não houve retorno aos contatos, e que o caso foi encerrado administrativamente por ausência. Esse parágrafo, aparentemente burocrático, é o que demonstra diligência profissional caso o paciente reapareça alegando abandono pelo terapeuta.
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+Busca ativa e tentativas de contato
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As tentativas de recontato devem ser registradas com data, canal utilizado (telefone, e-mail, mensagem), teor resumido da comunicação e resultado. Não é necessário transcrever o conteúdo integral das mensagens, mas é indispensável demonstrar que houve movimento seu, e não omissão.
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Esse registro cumpre duas funções: protege você de alegações de negligência e documenta a continuidade do cuidado. Em situações de risco — pacientes com histórico de ideação suicida, quadros graves em interrupção abrupta — a busca ativa e seu registro ganham peso ético ainda maior, podendo configurar dever de diligência profissional.
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+Encaminhamentos, devolutivas e articulação com a rede
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Se houve encaminhamento a outro profissional, registre nome, especialidade, data e forma do encaminhamento, além do que foi efetivamente comunicado. No trabalho em equipe multiprofissional, o Código de Ética determina que o psicólogo registre apenas as informações necessárias à finalidade do encaminhamento — princípio da minimização de dados, que também é caro à LGPD.
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Relatórios e devolutivas produzidos para terceiros seguem a Resolução CFP nº 006/2019, que disciplina a elaboração de documentos escritos. Mesmo após o término do atendimento, um relatório emitido tardiamente continua vinculado a essas regras e à necessidade de fundamentação técnica.
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+O que nunca deve entrar em anotação tardia
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Anotações feitas semanas ou meses depois do ocorrido são frágeis e, por vezes, comprometedoras. Evite inserir no prontuário: interpretações retrospectivas sem base em registro contemporâneo, julgamentos morais sobre o paciente, dados sensíveis obtidos informalmente por terceiros, opiniões pessoais sobre familiares e qualquer informação obtida fora do contexto clínico.
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Também não se registra conteúdo de mensagens pessoais, fotografias, prints de conversas ou material que não tenha pertinência clínica direta. Prontuário é documento técnico, não diário profissional.
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Com o conteúdo definido, entra em cena a camada de proteção de dados — a que mais tem gerado dúvidas e autuações nos últimos anos.
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+LGPD: como tratar dados sensíveis de um paciente inativo
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+Base legal e finalidade do tratamento
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Dados de saúde são dados pessoais sensíveis (art. 5º, II, da LGPD) e só podem ser tratados com base nas hipóteses do art. 11. No contexto clínico, as bases mais usuais são o consentimento específico e destacado, a tutela da saúde, o cumprimento de obrigação legal ou regulatória e o exercício regular de direitos — esta última essencial para justificar a conservação do prontuário depois que o paciente para de vir.
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O art. 16 da LGPD permite a conservação de dados após o término do tratamento para cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador. É exatamente aqui que a Resolução CFP nº 001/2009 se conecta à lei: o prazo de guarda é a obrigação regulatória que legitima a retenção.
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+Direitos do titular e os limites do sigilo profissional
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O paciente, mesmo inativo, mantém os direitos do art. 18: confirmação de tratamento, acesso, correção de dados incompletos ou desatualizados, informação sobre compartilhamento e, em determinadas hipóteses, eliminação. No entanto, esses direitos não são absolutos quando colidem com obrigação legal de guarda ou com o próprio sigilo profissional.
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A leitura correta é: o titular tem direito de acesso às informações sobre si, mas o psicólogo pode organizar essa resposta em forma de relatório técnico, preservando anotações pessoais de natureza privativa e dados de terceiros eventualmente presentes no registro. Correção se aplica a dados objetivos — nome, data de nascimento, contato — não a impressões clínicas, que seguem o julgamento profissional e o método científico.
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+Segurança da informação e controle de acesso
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O art. 46 da LGPD exige medidas técnicas e administrativas de segurança. No consultório, isso se traduz em ações concretas: acesso individualizado por senha ou autenticação em dois fatores, armazenamento criptografado, política de backup com teste de restauração, registro de logs, treinamento de secretárias e estagiários, e vedação ao uso de dispositivos pessoais compartilhados.
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Vale lembrar que a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) pode aplicar sanções que incluem advertência, multa de até 2% do faturamento (limitada a R$ 50 milhões por infração), publicização da infração e bloqueio dos dados. Para o profissional autônomo, o dano reputacional costuma ser mais devastador que a multa.
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+Descarte seguro e eliminação de prontuários
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Terminado o prazo de guarda e inexistindo processo judicial, apuração ética ou outra hipótese de retenção, o descarte pode e deve ser feito. No papel, fragmentação ou incineração, com registro em termo de eliminação. No digital, exclusão definitiva incluindo backups e cópias em cache, com registro de data, método e responsável.
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O termo de eliminação é a prova de que você cumpriu o ciclo de vida do dado. Ele deve conter identificação do prontuário, período de guarda observado, base legal da eliminação e assinatura do responsável. Sem esse documento, uma eliminação legítima pode parecer destruição indevida de prova.
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Além da rotina, existem situações de exceção que exigem decisão técnica imediata — e é nelas que o prontuário inativo se torna o centro de um conflito real.
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+Pedidos externos: Justiça, conselhos, convênios e familiares
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+Requisição judicial e quebra de sigilo
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Diante de uma determinação judicial para apresentar prontuário, a conduta correta é: não entregar por conta própria, comunicar formalmente o paciente (quando possível), buscar orientação do CRP e cumprir a ordem nos limites exatos do que foi requisitado. O Código de Ética admite a quebra de sigilo em casos previstos em lei, orientando que a decisão se baseie na busca do menor prejuízo.
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O que você pode fazer é requerer que os autos tramitem em segredo de justiça, restringindo o acesso às informações. Entregar o prontuário completo a um advogado que o solicitou informalmente, sem ordem judicial, é violação ética — independentemente de o paciente ser ex-paciente.
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+Convênios, auditorias e cobrança de valores em aberto
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Planos de saúde e operadoras podem solicitar informações para auditoria, mas o escopo deve se limitar ao necessário para justificar o procedimento faturado. Dados clínicos detalhados, conteúdo das sessões e hipóteses diagnósticas não integram essa necessidade por padrão. Aplique o princípio da minimização e registre cada compartilhamento realizado.
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Na cobrança de valores em aberto, o prontuário serve como prova da prestação do serviço — número de sessões, datas, valores. Nesse caso, o uso é legítimo e se enquadra no exercício regular de direitos. O que não se admite é expor o conteúdo clínico em processo de cobrança: apresente apenas os dados factuais necessários.
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+Falecimento do paciente e pedidos de familiares
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Com o falecimento, o sigilo profissional não desaparece automaticamente. O Código de Ética e a própria LGPD preservam direitos de familiares em hipóteses específicas, mas o acesso ao conteúdo clínico integral não é regra. Pedidos de cônjuge, filhos ou herdeiros devem ser analisados caso a caso, com apoio do CRP, considerando a finalidade do pedido e a vontade presumível do falecido.
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Em geral, é possível fornecer informações factuais (período de acompanhamento, frequência) sem expor [prontuário psicológico](http://gitlab.ndda.fr/paulinestrode/7788059/-/issues/1) conteúdo íntimo das sessões. Qualquer entrega mais ampla deve ter fundamento legal explícito ou decisão judicial.
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+Quando o próprio paciente pede cópia do prontuário
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O paciente tem direito de acesso. A melhor prática é responder em formato de relatório técnico, elaborado conforme a Resolução CFP nº 006/2019, em vez de entregar anotações brutas. Isso protege o método profissional, evita interpretações equivocadas de abreviações e resguarda informações de terceiros eventualmente registradas.
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Registre a solicitação, a data, o formato de resposta entregue e o canal utilizado. Guarde uma cópia do que foi fornecido. Esse cuidado simples resolve a maioria dos conflitos antes que cheguem ao Conselho.
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Toda essa análise converge para um ponto: sem rotina organizada, a teoria não protege ninguém. É a operação diária que sustenta a conformidade.
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+Rotina prática de arquivamento para o consultório
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+Checklist de encerramento de caso
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Padronize o fechamento com uma sequência fixa: registrar a última sessão ou o motivo do encerramento; registrar tentativas de contato quando houver abandono; anotar encaminhamentos e devolutivas; atualizar o status do caso no sistema (ativo, inativo, encerrado); marcar a data-base de guarda no prontuário; e registrar eventual cobrança pendente. Esse conjunto leva poucos minutos e elimina a maior parte do risco futuro.
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Vincule ao prontuário um alerta de vencimento do prazo de guarda. Em sistemas eletrônicos, isso é configuração simples; no papel, uma planilha de controle com nome, data de encerramento e data prevista de descarte resolve.
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+Nomenclatura, indexação e retenção mínima viável
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Adote nomenclatura padronizada, sem dados sensíveis no nome do arquivo — use código ou número de prontuário, nunca nome completo ou diagnóstico. Separe o que é registro clínico do que é documentação administrativa (contratos, recibos, termos de consentimento) e defina prazos distintos para cada conjunto.
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A retenção mínima viável é princípio da LGPD: guarde o necessário pelo tempo necessário. Isso não autoriza descartar antes do prazo legal, mas impede o acúmulo indefinido de material sem finalidade — prática comum e silenciosamente arriscada.
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+Erros que geram sindicância ética
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Os problemas mais recorrentes em apurações envolvem: ausência total de prontuário, registros genéricos e repetitivos, prontuário mantido em local sem segurança, compartilhamento indevido de informações com familiares, entrega de prontuário sem ordem judicial, eliminação de documentos com processo em curso e anotações feitas muito tempo depois do atendimento.
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Cada um desses itens é evitável com processo. Nenhum deles depende de talento clínico — dependem de método, e método é exatamente o que diferencia o profissional que dorme tranquilo do que descobre o problema quando a notificação chega.
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+Resumo e próximos passos
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O prontuário psicológico depois que o paciente para de vir continua sendo seu, sua responsabilidade e sua proteção. A Resolução CFP nº 001/2009 fixa o piso de cinco anos de guarda; o Código de Ética mantém o sigilo para além do atendimento; a LGPD enquadra esses dados como sensíveis e exige base legal, segurança e descarte documentado. O que muda com a inatividade é o tipo de risco: sai o risco clínico, entram o jurídico, o ético e o regulatório.
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Para transformar isso em prática ainda esta semana:
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+Revise todos os prontuários de pacientes inativos e registre formalmente o encerramento, com data e motivo.
+Calcule a data-base de guarda de cada caso a partir do último registro e crie alertas de vencimento.
+Defina por escrito sua política de retenção, incluindo prazos estendidos para menores, processos judiciais e apurações éticas.
+Implemente backup criptografado com teste de restauração e controle de acesso individualizado.
+Padronize respostas a pedidos de cópia em formato de relatório técnico, conforme a Resolução CFP nº 006/2019.
+Crie um modelo de termo de eliminação de prontuário e utilize-o em todo descarte.
+Registre todo compartilhamento de dados — quem pediu, quando, o que foi entregue e com qual base legal.
+Em caso de dúvida sobre pedido judicial, convênio ou familiar, consulte o CRP antes de responder.
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Conformidade documental não é burocracia: é a diferença entre um consultório que cresce com previsibilidade e um profissional que descobre o tamanho do problema apenas quando já não há como corrigi-lo.
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